kintone（キントーン）で在庫管理システムを構築するには？

様々なアプリを構築できるクラウドプラットフォームの「kintone（キントーン）」ですが、適切に使用することで自社のニーズにマッチした在庫管理システムを作ることも可能となります。kintoneで在庫管理システムを構築するための方法を解説します。

kintone（キントーン）の在庫管理システムを導入する際の注意点

在庫管理システムの導入目的と求める仕様条件の明確化

kintoneを使って在庫管理システムを構築する時に限らず、そもそも管理システムの導入で業務効率化を叶えるためには、自社の業務フローや作業環境、作業目的などを明確にします。業務効率化に必要な条件を洗い出し、合致する機能を搭載しているシステムを導入しなければなりません。

そのためkintoneで在庫管理システムを構築・導入する前に、必ずどのような在庫管理システムを必要としているのか、自社の条件を検討しておきましょう。

導入予算をシミュレーションする

kintoneは専門知識がなくともアプリを構築できるクラウドプラットフォームであり、システム開発業者へ委託するよりもシステム開発コストを抑えられることがメリットです。

しかし、だからといって予算を決めずにプロジェクトをスタートすると、最終的に想像以上の費用が発生する恐れもあります。

kintoneでは2つの料金体系に加えて有償プラグインも用意されており、費やせる予算の金額範囲を設定した上でプランニングするようにしてください。

在庫管理を担当する従業員の声を聞く

在庫管理システムを導入したとして、実際に作業を担当する従業員の意見を無視しては本当に効率的なシステムを構築することは困難です。

システムの導入によって業務の効率化や作業員の負担軽減を目指すためには、必ず現場の声を取り入れて、実際の業務フローに沿ったシステムを構築するようにしましょう。

kintone（キントーン）で在庫管理システムを構築する流れ

ここでは一般的に考えられる、kintoneで在庫管理システムを構築する方法と手順をまとめています。なお、さらに自社のニーズに合わせてシステムのカスタマイズを行いたい場合、対応する有償プラグインの導入をはじめとする広範囲の作業が必要になる可能性もありますが、まずは基本的な部分を把握しておくことが大切です。

在庫管理に必要なサンプルアプリとプラグインの取得

まずは在庫管理システムの構築にあたって、必要なサンプルアプリとプラグインの取得を行います。

求めるシステムの機能や仕様条件によって詳細は変わるものの、一般的に在庫管理システムの構築には以下のようなサンプルアプリが必要となるでしょう。

• 在庫管理アプリ
• 発注管理アプリ
• 受注管理アプリ
• データコレクト プラグイン

在庫管理アプリ

文字通り在庫の保管状況や数量などをチェックして管理するためのアプリです。在庫管理システムを構築する上で欠かすことのできないアプリとなります。

発注管理アプリ・受注管理アプリ

必要な製品や部品、原料などの受発注を効率化するためのアプリです。在庫管理アプリと受発注管理アプリを連携させることで、在庫量が少なくなってきた製品や原料を速やかにチェックして、必要量を効率的に発注することが可能。また、受注内容と在庫量をひもづけておくことで、受注データに相応する在庫量のチェックや発注業務を管理しやすくなります。

データコレクト プラグイン

データコレクトとは、kintoneのアプリを連携させて、それぞれのアプリ内にある情報やデータを一元管理するためのプラグインです。

在庫管理システムを構成するためのアプリを選定すると共に、適切なデータコレクトプラグインを活用して全体のシステムを連携させることが必要となります。

リマインダー条件の設定と通知の管理

在庫量が一定数を下回った時点で、システムが管理者に対して通知を行う機能です。

リマインダーを適切に使用することで、在庫不足などのリスクを回避し、受発注業務を適正化することが可能となります。

リマインダー条件は実際の在庫管理作業フローにもとづいて、自社のニーズや取引内容と照らし合わせながら設定してください。

在庫引当に関する設定

取引先から受注された時点で、発送・納品前であっても在庫数から対象物の相当量を差し引きしておく作業です。在庫引当を有効化しないと、複数の取引先からの発注が重なった場合にダブルブッキングや在庫不足が発生してトラブルにつながってしまいます。

在庫引当を適正化するには、在庫管理アプリにおいて「実在庫数」と「有効在庫数」を分類管理した上で、受注時点で有効在庫数から必要量を差し引きし、納品後に実在庫数へ反映させる設定が必要です。