kintoneでできること・できないこと

kintoneでできること

業務改善ツールとして多くの企業に導入されているkintone。何が評価されているのか、まとめました。

1.バラバラな情報を集約して業務のムダやミスを減らす

データをクラウド上で管理するkintoneは、大量の紙の書類や煩雑なメールのやりとり、送られてくるFAX、Excelデータなどを一か所に集めて管理することができます。 メールやメッセージなどのコミュニケーションツールも充実。情報共有がしやすく、連絡の重複や連絡の行き違いなどが原因で起きるムダやミスを削減する効果が期待できます。

2.自社に合った業務アプリが簡単に作成できる

kintoneは業務に使うアプリをドラッグ&ドロップで簡単に作成できます。 日報・顧客リスト・案件管理・商品見積書・社内申請管理・問い合わせ管理・アンケート・クレーム管理・FAQなど、業務に必要なアプリを自由に作成しましょう。

3.低価格で導入できる

「業務効率化ツールを導入したいけれども予算が心配」という担当者の方におすすめなのが、kintoneの「30日間無料お試しサービス」。無料で機能を体験した後で、正式に導入することが可能です。

kintoneでできないこと

ここではkintoneでできないことをチェックしていきます。

1.手間とコストがまったくかからないデータ登録

クラウド上で操作するkintoneは、導入時に自社データをクラウド上にアップしなければなりません。手間とコストに見合った効果が出せるのか、よく検討しましょう。

2.アプリ内のフィールド数を無制限に増やすこと

kintoneには登録レコード数には上限値が設けられていません。ただし、アプリ内のフィールド数に「500個」の制限が設けられています。データが多すぎると検索や一覧表示の処理スピードが落ち、データの安全性が保障できないので注意が必要です。 自社で使うデータ量が、kintone内で収まるかどうか、事前に調べることが大切です。

3.Excelのすべての種類の関数を使うこと

データ検索や抽出を得意とするkintoneは、表計算アプリExcelと比較されることが多いです。さまざまな関数を得意とするExcelに対して、kintoneは四則演算とSUMやIF、DATE_FORMATなど基本的な関数を搭載。Excelの関数がすべて使えるわけではありません。

kintone導入に向いている企業・向いていない企業

ここではkintone導入に向いている企業と向いていない企業を比較します。

kintone導入に向いている企業

1. 業務のムダやミスを減らしたい企業
2. 人手不足の中小企業
3. 低予算で業務改善ツールを導入したい企業

kintone導入に向いていない企業

1. データ数が膨大で、外部システムやアプリ同士の連携が多い企業
2. さまざまな関数を頻繁に使う企業
3. 業務上、複雑なアプリを必要としない企業

導入前に自社の事情に合っているかのチェックを

データ共有で業務効率を高める、コミュニケーション活性化が期待できるkintoneですが、できることとできないことがあります。安易に導入して、運用を始めてから後悔することがないように、事前によく調べておきましょう。