kintoneの属人化を回避するポイント

kintoneを導入するとさまざまな業務の効率化を実現できるなど多くのメリットがあります。しかしその一方で導入に際して課題となってしまうようなこともあり、その解決も併せて考えなければいけません。ここではkintone導入における「属人化」という課題の解決について紹介します。

アプリの目的が明確でない

kintoneを導入するとさまざまなアプリを簡単に作ることができるようになりますが、それゆえに不要なアプリを作ってしまった、試しにアプリを作りすぎてしまったなどという事態も起きてしまうことが「あるある」として挙げられます。
例えば同じような名前のアプリができてしまうということもよくある話で、目的があってアプリを作るのではなくアプリを作ることが目的になってしまうと、本来必要なはずのソリューションが準備できずに終わってしまいます。

目的を明確にするポイント

アプリの目的を明確にするためには作成するアプリをしっかりと整理することも重要なのですが、「スペースをうまく分ける」「定期的にアプリを整理する」「テンプレートから作ったアプリは名前を分かりやすく変えておく」「管理者用メモを付してどういうものかを分かるようにしておく」などの対応が考えられます。機能は順次アップデートされていきますので、更新情報をチェックしておくこともポイントです。kintoneをよく知り、使いこなすための知識を身に着けておきましょう。

標準機能に凝りすぎる

kintoneでまず考えるべきは基本的なセオリーです。標準機能でできるようなことは標準機能でやり、標準機能ではできないようなことについてプラグインや連携サービスを利用したりカスタマイズを使うようにするのがスタンダードな運用方法です。
しかしながらこの標準機能ですが、やりすぎると問題が起こってしまうこともしばしばあります。複雑な条件に基づいて結果が分岐する場合など、記述する内容が煩雑になりすぎると地獄のような状態になります。

標準機能設定のポイント

やりすぎで複雑・煩雑になる場合、回避するためには「一見冗長に見える工夫」を取り入れることが必要です。記述する式が複雑すぎるような場合、計算フィールドを複数用意して途中段階の計算を入れることでシンプル化が可能です。多段に連鎖するような場合には管理用メモに計算の必要性や意味を記録したり、必要に応じてカスタマイズを利用するなどによってシンプル化が図れるケースも多くあります。

データ構造が複雑

kintoneで作成するのはデータベースの一種であり、利用するにあたっては必ずデータ構造を意識する必要があります。また、インターネット上でいろいろと公開されていますが、kintoneにはkintone特有のデータ構造に関する考え方も存在します。各レコードのキー情報をどう定義するか、テーブルをどう使うか、ルックアップと関連レコードをどう使い分けるかなどが代表的な考え方として知られています。後から他の人が見た時にアプリの目的などが分かるよう管理しておく必要があります。

データ構造のポイント

kintoneでアプリを作成することは簡単だと言われますが、学習が不要なわけではありません。全く知識のない人が作ったものはクオリティも低いものが出来上がってしまいますので、最低限の知識は身に着けるようにしましょう。例えば一般的なDB設計の基礎を学んだり標準機能を理解したり、「無理している」と感じられるようなアプリは作らないなどといった勉強や考えは身に着けておく方がよいでしょう。

プラグインが整理できていない

kintoneでは1つのアプリに対して最大で20個ものプラグインを入れることが可能です。プラグインは数百種類という規模でリリースをされており、ユーザーによっては何十個ものプラグインがインストールされている、なんてケースもあるようです。プラグインは入れすぎてしまうとどの機能をどのプラグインが提供しているか分からなくなってしまいます。さらに中には有償のプラグインもありますので、どのプラグインにいくらかかっているかというコスト的な管理もしづらくなってしまいます。

プラグイン整理のポイント

プラグインの整理についてもこれまで出てきた話と同様に、「整理」と「明文化」がポイントとなります。不要なプラグインはアンインストールをする・各プラグインの開発元や契約条件などを管理するアプリを作って管理をする・1つのkintoneアプリに複数のプラグインを入れる場合、どのプラグインが何をしているか管理者用メモに残すなどして、しっかりと管理できるようにする必要があります。非常に初歩的な対策ではありますが、これが重要とされています。

JavaScriptが整理できていない

エクセルのような表計算ソフトでデータ管理をされている企業は多くあると思いますが、中には便利だけれど複雑な関数・マクロが組まれているものが代々引き継がれているというケースを耳にすることがあります。作った人にしか分からないため中身が触れない、という事態を引き起こす恐れがあるのですが、これはkintoneでも同じことが起こり得ます。誰にも分からないようなJavaScriptのカスタマイズを入れてしまうと、作った人がいなくなった瞬間にメンテナンスできないという事態になってしまいます。

JavaScript整理のポイント

一番気を付けるべきなのは、業務で使うkintoneアプリにはプロでない素人が書いたプログラムを入れないということです。便利だからとそういったことをしてしまうと、後からメンテナンスやブラッシュアップができないアプリとなってしまい運用が不便になってしまいます。コピペプログラミングはしない、美しいプログラムを追求・維持する、自分で書く場合にもコメントを入れておくなどの基本的な点に気を付けることで、こういった問題を回避できる可能性が出て来るでしょう。