脱Excel！kintone(キントーン)へ移行して効率化！メリットから活用方法について

こちらのページでは、社内業務の多くをExcelに依存しているという企業向けに、kintoneへの移行をお勧めしています。kintoneによって脱Excelを実現すると、どのようなメリットがもたらされるのか、どのような活用方法があるのか、気になっている方も多いことでしょう。

そもそもExcelは利便性の高い表計算ソフトですが、顧客管理や案件管理、タスク管理やワークフロー管理などありとあらゆる用途に用いられているケースが少なくありません。そのことが、逆に業務の不効率化をもたらしているという事態も。ぜひ、以下の内容をご覧になり、kintone導入と脱Excelに関する知識を深めていただきたく存じます。

Excel業務のよくあるお悩み

社内業務の多くにExcelを用いている方にとってはまさに「あるある」だと思われますが、Excelでの管理業務には、様々な問題や不具合などが起きがち。それにより、本来は業務効率の向上を目指すためのものが、逆に非効率化を招くという、本末転倒な事態を招いてしまっています。具体的にどんなトラブルや問題点が多いのか、いくつか見ていきましょう。

ファイルが重くて開かない

Excelに限ったことではありませんが、そもそもデータファイルというものは、容量が大きくなればなるほど、重く扱いづらくなってしまいます。とりわけExcelは、ひとつのファイルに膨大な情報を記録するという使い方も多く、いざファイルを開いて閲覧しようとしても、重くて開けない、開くまで時間を要するといったことが、往々にして起こりがちです。

集計作業に時間がかかる

例えば、各々のデータがバラバラのExcelファイルに記録されているという場合、それらをひとつひとつ開いて確認していくというのは、多くの時間と手間を要します。ましてや、それらを統合したデータとして集計するとなった場合には、気の遠くなるような作業が待ち構えています。当然ながら、業務としては非効率極まりなく、業務の遅れや残業が増えてしまう原因に直結してしまいます。

連絡漏れや伝達ミスが発生する

サービス業や建築関連、工場の生産ラインなど、現場でExcelファイルの入力や更新を行う必要がある業務の場合、連絡漏れや伝達ミスなどによって情報が正しく更新されないということが、往々にして起こってしまいがち。また同じファイル名のExcelが複数存在していて、どれが最新のものが分からない、最新と思ったものが古いバージョンだったというトラブルなども多く発生しています。

Excelからkintoneに移行するメリットとは

上記のような事態は、業務にExcelを用いている方であれば、それこそ頻繁に何度も直面しているのではないでしょうか。しかしながら、ExcelにはExcelならではの利便性も多く、また既に広く浸透してしまっているので、脱Excelになかなか踏み出すことができないという企業も多いことでしょう。

そんな企業こそ、ぜひ検討していただきたいのが、Excelからkintoneへの移行なのです。そもそもkintoneはサイボウズ社によって開発されたビジネスアプリ作成のクラウドサービスであり、自社の業務内容に応じたカスタマイズも容易。これまでバラバラに管理されてきた膨大なExcelファイルを読み込ませ、Webブラウザ上で編集や管理、関係者への共有などが効率的に行えるようになります。より詳しく、メリットをご紹介しましょう。

複数人で管理ができる

例えばメール添付でExcelファイルを送付したり、社内サーバーにExcelファイルを置いて共有する方式の場合、複製されたファイルがどんどん一人歩きしていき、各人が更新や編集を繰り返すと、どれが最新データなのか把握できなくなるということも。その点、kintoneならばアプリ内にマスターデータを設置し、関係者に編集や更新、閲覧できる権限を与えれば、最新情報を複数人で管理できるようになります。

フォーマットやテンプレートで情報が扱える

Excelでのデータ管理で起こりがちなことと言えば、個人間や部署間、支店間などバラバラなフォーマットで作成されており、データの集計などに支障をきたしてしまうという問題。また何かの拍子で、設定していた計算式が壊れてしまうということも。kintoneならば統一されたフォーマットやテンプレートで扱うことができるので効率的な集計が可能。また計算式も管理画面でなければ設定できないようになっているので、壊れてしまうリスクも低くなっています。

プラグイン追加でExcel同様の操作が可能

Excelの操作に慣れているので、同じように使えるようにしたいという場合には、プラグイン追加や連携サービスの利用を行えば、kintoneのデータ管理の利便性とExcelの操作性を両立させることもできます。主なものに「CData Excel Add-In for kintone」や「楽々Excel-kintone連携ツール」、「kintone 楽々帳票」などがあります。

脱Excelのkintone導入事例

こちらでご紹介するのは、Excelで煩雑な顧客管理を強いられていた業者が、kintoneによって大きく改善してという事例になります。

こちらの業者では、電力会社の比較サイトを運営。数千人にも及ぶ顧客の情報を、ふとつのExcelで管理するという状況に陥っており、データが重くなったり、計算式の不具合が起きたりといったことが頻繁に発生。顧客対応もしっかり行うことができず、社員にもフラストレーションがたまっていたとのこと。

そんな状況の改善のため、同社ではExcelに代わってkintoneにて顧客情報を一括管理。顧客への対応スピードを大きく向上することに向上し、とりわけ連絡漏れが大きく減少。ひいては案件数が増加し、15倍もの実績を実現しているそうです。