基幹システムとデータ連携

サイボウズ株式会社が提供する、Webデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービス「kintone」は、その使いやすさからさまざまなビジネスシーンで取り入れられています。しかし企業は別途既存のシステムを稼働していることがあり、その切り替えや連携もDXを進めるうえにおいて大きな課題となることがあります。ここではそんなkintoneと業務の中枢を担う基幹システムのデータ連携について紹介・解説します。IT担当者の方はぜひ内容をチェックしていって下さい。

基幹システムとは

そもそも基幹システムとはどういうもののことをいうかご存じでしょうか。「基幹」という言葉の通り、企業が日々ビジネスを行う際に根幹となるような業務について、コンピュータで管理をするシステムを「基幹システム」と言います。
その内容は業種によってさまざまですが、一般的には製品の生産から販売・納品・請求書の発行などといった一連の業務について効率化を図ることができるシステムとなっています。こういった機能をまとめたシステムは「ERP」とも呼ばれます。

複数人で同時にデータ編集・管理ができる

kintone（キントーン）は基幹システム連携が可能

kintoneを使うと、基幹システムとの連携を行うことも可能です。連携を行いフロントとして活用すると、データ入力や閲覧・集計・分析などといった基幹業務のデータ利用をよりスムーズに行うことができ、外出先・出張先からでもデータのやりとりができます。
具体例としては見積書や請求書をkintoneで作成し、売掛金データを会計システムに連携することなどが挙げられます。他にも作成した見積りデータをkintoneに連携させて、原価管理を行うことなどもできます。

kintone（キントーン）を基幹システムと連携するメリット

何事もメリットが無い状態で始めることはありませんので、新たなことに取り組む際にはどういうメリットがあるのかをしっかりと把握するようにしましょう。今回このページで紹介するkintoneの基幹システム連携についてもいくつかのメリットがあります。ここではそのメリットの中から4点紹介しますので、しっかりと知っておくようにしましょう。メリットを十分に認識して利用することで、その価値や効果を最大化することも可能になるでしょう。

マスタ情報の一元管理ができる

kintoneを基幹システムに連携させると、顧客情報をはじめとしたマスタ情報の一元管理を行うことができるようになります。例を挙げていうと営業担当者がkintone上で新たに顧客情報の登録や編集を行うと、それが基幹システムにも連携される形になります。そのため人の手で2回入力する必要がなくなり、情報の共有スピード向上やヒューマンエラーの防止などが期待できます。このように、連携することで大幅な効率化が図れます。

スマホでいつでもデータ入力が可能

基幹システムにkintoneを連携すると、スマートフォンやタブレット端末などパソコン以外のデバイスからでもデータ入力を行うことができるようになります。入力や閲覧を他のデバイスから行えるようになると、出張先からの作業や在宅勤務を行うことができるようになり、大幅な業務効率化が図れます。また、こちらについても入力したデータが基幹システムに反映されますので、転記作業も不要になるなどさまざまなメリットが得られます。

必要な情報をすぐに探し出せる

データ管理がきちんと行われていない場合、必要なデータがどこにあるか探すところから始まってしまい、効率も何もない状態になってしまいます。kintoneでは利用頻度の高い情報をフロントで管理することにより、必要なデータを迅速に見つけ出すことができます。事業拡大に伴いデータ量が増えると複雑で容量も重くなってしまいますので、必要な情報をすぐに探し出せるというメリットは非常に大きな効果をもたらすでしょう。

任意のデータを簡単にグラフ化・分析できる

kintoneの得意技の一つとして「集計」「グラフ化」「分析」などがあります。基幹システムからグラフ化などを行おうとすると一度Excelに書き出して手作業で分析を行うなどの手間がかかってしまうことがあります。しかしkintoneでは基幹システムからのデータを自動連係するだけで、自分たちの求める切り口で任意のグラフなどを作ることができます。これをうまく活用できると、今までは担当者の頭にだけあった情報を可視化して共有できるようになります。

こんな風に扱われています

財務会計・請求書の出力

毎月必要になる請求書の出力作業も、kintoneと連携するととても簡単になります。今後は電子帳簿保存法への対応も含め、より一層パソコン上で作業を完結させたい場面は増えるでしょう。

商品管理・発注書の出力

商品管理や発注書を出力するのにもkintoneは活躍します。基幹システムからのデータをkintoneに連携することで、簡単にデータを帳票化して出力することが可能になります。ぜひ使いこなしましょう。

勤怠管理・勤怠状況の入力

従業員が増えれば増えるほど手間がかかる勤怠管理ですが、kintoneを活用すると効率的に管理ができるようになります。従業員自らが入力したものを管理職が承認し、基幹システムとクラウド上で連携すると集計も簡単に行えます。

受注管理・データの登録

受注管理やデータの登録も、ボリュームが増えれば増えるほど煩雑になる業務の一つです。kintoneを使ってクラウド上で連携を行うと、必要な注文情報をうまくシステムに連携することができるようになります。

導入事例

Local Power 様の導入事例

受注をはじめ、在庫管理や請求など業務の中心を担える基幹システムを自社で構築した事例です。kintoneをベースにしながらさまざまなSaaSを組み合わせ、自社業務に合った基幹業務システムを設計しています。会計システムのfreee、勤怠管理のジョブカン、注文フォームのFormBridgeなどありとあらゆるシステムを組み合わせて構築しています。さらにRPAを活用することで業務とデータ連携の自動化や効率化も図るなど、多くの改善効果を得た事例です。パッケージ化された製品をそのまま使おうとすると蓄積された情報をうまく活かすことができず、外部との連動性も乏しくなってしまいます。kintoneではさまざまなことができますから、うまくカスタマイズして使うと大きな効果が得られるでしょう。

参照元：https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/local_power.html

ランドスケイプ 様の導入事例

kintoneとfreeeを組み合わせることにより、いままで20営業日を要していた月次処理を7営業日まで短縮することに成功した事例です。経理部の負担を軽減しただけではなく、安心してタイムリーな数字を追うことができる環境構築に成功しています。
かつては営業担当がNotesに発注情報などを入力し、経理が仕訳処理をするためにわざわざCSVへの書き出しを行っていました。しかしデータが重く動作も鈍い・そもそもデータが膨大でどの項目に対応したかわからないなどストレスの多い作業となっていました。さらにCSVデータを手作業で別の経理システムに入力するなど多くの工数がかかっていた作業でしたが、kintoneを導入してからは営業担当の入力した情報をワンクリックでfreeeに連携することができ、処理に要する時間はなんと3分の1程度にまで圧縮されました。

参照元：https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/landscape.html