ワークフロー編
kintoneでワークフローを管理する
ここではkintoneをワークフローの改善に活用するメリットや、業務効率化に成功した3社の具体例などをまとめました。
kintoneでワークフローを行う
メリット
- 郵送・電話・メールなど、バラバラな申請手段を一元管理
- 二重対応や対応漏れなどのミスを削減
- マルチデバイス対応。紙やExcelなどの煩雑な申請処理をやめられる
- 自社の承認フローに合わせてワークフローを設計できる
- 経理精算・契約押印申請・労務業務申請など、応用範囲が広い
kintoneによるワークフローアプリの基本的な作り方
- サンプルアプリの中から「ワークフロー（社内申請管理）パック」「日報」「証明書発行申請」など、必要なアプリを選ぶ
- 自社のExcel、CSVを読み込む
- お手持ちのExcelやCSVファイルを読み込むだけで、あっという間にアプリ化することができます。 ドラッグ＆ドロップで作る
実際の運用イメージを、出張申請の画面を例にしてkintoneの操作画面で見てましょう。
kintoneの出張申請画面イメージ（編集画面）
kintoneの出張申請画面イメージ（プロセス設定画面）
kintoneによるワークフローアプリの活用事例
1.業種：自治体業務
- 団体名：愛知県
- 課題：事業者からのコロナ関連の補助金申請書類が大量に郵送され、事務局ではExcel管理で給付業務を行っていたが、通常5~6倍の申請件数に対応できなくなってきていた。
- ポイント：20,000件を超える申請件数に対応するため、短時間でクラウド環境を構築したい
- 導入方法：kintoneの台帳アプリとプラグインを活用し、申請書の審査を行う事務局・相談窓口・コールセンターとの間で情報共有を実現
- 導入効果：電子申請窓口を活用。県のデータベースと照合するシステムを構築し、より迅速な補助金交付ができるようになった。
2.業種：流通
- 企業名：メルカリ
- 課題：メール・Slack電話など、申請手段が統一されていないため、確認作業は煩雑となり、処理の抜け漏れなどの管理面が問題になっていた
- ポイント：アプリ開発経験がない担当者でも、業務に合わせたアプリを作成できること
- 導入方法：経理部門で採用されていたkintoneアプリを、各種申請業務やタスク管理用に改良・開発した
- 導入効果：情報をkintone上で共有することで、タスクの抜け漏れが減り、承認プロセスのスピードが向上した
3.業種：スポーツ施設の企画運営
- 企業名：Fast Fitness Japan
- 課題：様々な書類を紙でファイリングしていたので、申請や契約などの業務が煩雑になっていた
- ポイント：アメリカ本部が導入しているCRM（顧客関係管理）システムはアメリカ仕様。すべて英語表記で使いにくかった。日本独自の使いやすいシステムを構築したい
- 導入方法：30日間の無料使用期間中に契約書管理のシステムを作成。バックアップ管理「kBackup」や、帳票出力サービス「プリントクリエイター」などと連携させた
- 導入効果：一度データをkintoneにアップロードすれば、いつでも閲覧、印刷できるので、書類を探す手間と時間を大幅に削減できた。
もっと便利にワークフローアプリを活用するコツ
特に「読んでほしい人に通知する機能「メンション」や、情報共有しやすい「コミュニケーションの場」。タスクの抜け漏れ防止機能の「リマインド通知」などを活用すると、より業務改善を進めることができます。
kintoneでワークフロー管理を
効率的に
ワークフローをはじめとするバックオフィス業務の効率化が、企業のコスト削減に直結しています。自社の事情に合う形でkintoneを導入するために、サイボウズが認定したパートナー企業に相談することをおすすめします。
